오타쿠 생일카페 주최 가이드

포스타입에 올렸던 글을 일부 수정/추가하여 백업합니다.

들어가기에 앞서

해당 글은 작성자 개인의 주최 경험+주변의 주최 경험자 지인들의 케이스 등을 참고하여 다분히 주관적으로 작성되었습니다. 또한 작성자가 주최해 본 카페가 메이저 장르/캐릭터가 아니었기 때문에, 방문객이 많아지는 메이저 장르의 경우 고려해야 할 점이 더 많을 수 있다는 점은 유의 부탁드립니다.

생일 카페 뿐 아니라 커플링 카페, 컨셉 카페 등 오타쿠 카페 전반에 통용되는 내용입니다.

보시기에 추가할 만한 사항 등이 있으시다면 다른 분들도 참고할 수 있도록 댓글로 작성해 주시면 감사하겠습니다... 는 펜슬에 댓글 기능이 아직 없네요. 메세지 기능은 있을까요? 있다면 그 쪽으로 부탁드립니다. 저도 아직 펜슬 기능을 잘 모릅니다.

주최에게 필요한 것

• 생일카페 개최 경험이 있거나, 경험 없음을 커버할 서치력이 있어야 합니다.

• 개최 경험이 없을 경우, 주변에 도와 줄 수 있는 경험자가 있거나, 혹은 개최 경험자를 스탭으로 섭외하는 것이 편합니다.

• 여유 자금(중요) 최종 적자 금액과는 별개로, 전프레 제작 비용 및 디스플레이 비용 등으로 들어갈 가용 현금이 반드시 여유롭게 있어야 합니다. 개인적으로는 이틀 개최 기준/일일 방문객 수 100명 기준으로 잡았을 때 최소 100만+a는 준비해둬야 한다고 봅니다. 럭키 드로우로 적자를 메꾼다고 하더라도 행사 개최 전까지 들어가는 비용은 온전히 들고 있어야 해요. 허나 대체로 처음에 잡은 예산의 1.5배에서 2배는 최종적으로 들어가게 되는 것 같아요. 보통 막판에 가면 주최가 뇌에 힘이 풀립니다... ㅎㅎ

• 가급적 성인이면 좋습니다. 최소한 주최진 내에 성인이 있긴 해야 합니다.

• 굿즈 제작에 대한 기본적인 지식이 반드시 있어야 합니다. 특히 지류 굿즈!

• (준필수) 주최진 내에 공지 이미지 등의 디자인 작업이 가능한 사람이 있으면 편합니다. 매번 커미션 혹은 협력으로 부탁드리기도 힘들어요.

• (권장) DM 문의 등을 빠르게 대응할 수 있는 시간적 여유...가 있으면 좋습니다. 이상한 디엠을 받아도 타격을 많이 받지 않을 단단한 멘탈도 있으시면 좋습니다.

카페 컨택

• 생카를 받아주는 카페는 트위터에 쳐 보면 계정이 여럿 나옵니다.

• 서울의 경우 보통 홍대권역(홍대/상수/합정/망원) 혹은 성수 쪽의 카페에서 많이 진행합니다. 강남 쪽에도 좀 있어요.
  타 지역에서 개최하는 경우도 많기 때문에 굳이 서울을 고집할 필요는 없으나, 생일 카페를 받아주는 카페들이 주로 홍대 권역에 밀집되어 있고, 접근성 문제도 있기 때문에 신중하게 결정해야 합니다.

• 예전에 가봤던 생일 카페들, 혹은 최근에 개최된 다른 생일카페 행사들을 서치해서 내부 사진을 보고 괜찮아 보이는 곳들을 리스트업해놓으세요. 카페 계정의 내부/외부 사진들 뿐 아니라, 해당 카페에서 진행한 생일 카페들을 보며 디피 공간을 어떻게 활용했는지, 음료 메뉴는 어떻게 구성했는지 등을 확인해야 합니다.

카페 컨택 시 체크리스트 (카페측에 반드시 직접 문의할 것)

준비 과정에서, 카페 측과 대화를 나누며 조율해야 할 사항들이 많습니다. 이러한 조율을 어려워하지 않으셨으면 좋겠어요. 원활한 진행을 위해서는 반드시 해야 하는 부분입니다.

• 가장 중요한 것: 해당 카페에서 받아주는 행사가 어떤 종류인지 확인

  • 컵홀더 이벤트(약간의 카페 디스플레이+컵홀더만 제공)

  • 전프레 제공 가능

  • 주최진 상주 및 이벤트 진행 가능(일반적으로 우리가 생각하는 2D 장르의 생일 카페)

• 이벤트를 진행할 경우, 이벤트 테이블 사용 가능 여부, 내부에서 추가 굿즈 판매가 가능한지 여부를 반드시 확인하세요. 테이블이 많이 없는 작은 카페의 경우 살짝 난감해하는 경우도 있습니다.

• 특별 메뉴 제작이 가능한지 여부 

  • 음료(일반 제조음료/보틀)

  • 마카롱, 쿠키, 조각 케이크 등

  • 가능한 종류는 카페마다 다르고, 보틀이나 디저트류의 경우 준비 갯수가 정해져 있어서 남는 수량은 주최가 사가야 하는 구조입니다. 어떤 식으로 진행되는지 반드시 확인하세요.

• 주문가능한 음료 확인 

  • 회전률을 높이기 위해 보틀음료만 구매 가능한 경우도 있고, 보틀음료와 일반음료를 같이 진행하거나, 몇가지 메뉴를 정해서 해당 음료만 주문가능한 경우도 있습니다. 

  • 방문객 수요가 일정 이상 될 경우, 기존 메뉴를 전부 이용 가능한 경우가 더 드문 듯 합니다.

• 최소수량 확인 

  •  일반적으로 생일카페는 대관비를 받지 않는 대신(행사 끝나고 돌려주는 보증금은 있음) 음료 수익을 카페가 가져가는 형식이기 때문에, 하루 몇 잔 이상 판매가 보장되어야(미달할 경우 차액은 총대가 지불) 진행이 가능한 곳도 간혹 있습니다. 

  • 보틀 음료, 디저트류의 경우 최소수량 확인 필수

• 디스플레이 공간 확인

  • 디스플레이에 활용가능한 공간을 반드시 확인합니다.

  • 굿즈 데코존 사이즈, 액자 레일 설치여부, 벽 데코가 가능한지 등

  • 현수막 설치가능 여부(현수막 설치 사이즈 반드시 확인), 등신대 설치가능 여부 확인.

• 그 외 해당 카페에서 제공해 줄 수 있는 사항들 확인

  • 디스플레이 물품 지원 여부(현수막 등)

  • 행사 규모가 클 경우 컵홀더 또는 스티커 등 제작비를 일부 지원해 주는 경우도 있습니다.

  • 별도 메뉴판 사용가능 여부

  • 별도 BGM 리스트 사용가능 여부(어떤 방식으로 리스트를 전달드려야 하는지도 확인하세요. 유튜브 플레이리스트 등...)

• 여러 번 가 봐서 해당 카페에서 어떤 식으로 생카가 진행되는지 잘 아는 게 아닌 이상에는, 확정 전에 직접 가서 사장님과 대화를 해 보는 것이 좋습니다. 직접 가서 얘기해 보면 말이 달라지는 경우도 꽤 있어요.
  아 되겠지~ 가 아니라, 하나하나 직접 물어봐서 확인해야 합니다.

• 또한 디스플레이 공간은 사진으로 보는 것보다 직접 가서 눈으로 확인하는 것이 구상에 수월합니다.

행사 구상

• 예약제/자유입장: 참관객 규모에 따라 달라집니다.

  • 소규모: 자유입장(or 대기 발생 시 테이블 이용시간 제한 있을 수 있음을 사전 공지)

  • 중간 규모: 자유입장+테이블 이용시간 제한

  • 좀 일이 커질 경우: 테이블 예약제+테이크아웃(테이크아웃도 인원수를 제한하거나, 번호표를 도입하는 경우도 있습니다.)

    • 카페 수용인원보다 수요가 많을 것이 확실하다면, 타임을 나눠 예약제로 진행하는 것이 일반적이나,
      이 경우 럭키 드로우를 진행한다면 타임별 수량 배분도 신경써야 합니다. 뒷 타임 예약하신 분들에게 디메리트가 있지 않게요.
      노쇼가 발생할 경우에 대해서도 고민을 좀 해 봐야 합니다. 예약금을 소량 받는다거나 하는 등...

    • 테이블 예약은 보통 윗치폼이나 폰디로 진행합니다.

    • 예약제로 진행하게 될 경우 카페 측과도 진행에 대한 상의를 해 봐야 합니다.

  • 2-3일 진행의 경우 기본 예약제에, 마지막 하루는 자유 입장이 가능하도록 하는 경우도 있습니다.

• 이벤트 진행/굿즈 판매

  • 뽑기 이벤트(럭키 드로우)

    • 천원/2천원에 한 번

      • 가장 일반적인 형태입니다.적자 메꾸기에 좋습니다.

      • 낮은 등수의 경우 지류 굿즈로 구성하는 것이 일반적이고, 요즘은 같은 등수에서도 여러 종류로 구성하여 낮은 등수라도 뽑는 재미가 있도록 적당히 구성하는 것이 일반적인 형식인 것 같습니다. (ex. 엽서 n종 랜덤구성&컴플리트 보상)

      • 최근 확률 문제로 말이 가장 많이 나옵니다. 과하지 않게, 뽑는 입장에서도 재미를 느끼고 어느 정도 뽑는 보람이 있도록 등수 비율을 구성하는 것이 좋겠습니다. 위에서 설명한 랜덤의 경우도 너무 종류가 많을 경우 과할 수 있습니다.

      • 럭드로 돈을 벌겠다는 생각보다는 적자를 어느 정도 메꾼다는 개념으로 구상하세요. 경품에 들어가는 돈을 너무 아끼지 말고, 낮은 등수의 비율을 너무 높게 책정하지 말자는 뜻입니다. 오타쿠 카페 문화의 유지를 위해서요. 제발... 공익을 위해서입니다. 부탁드립니다.

      • 개인적으로는 확률 공개 문화가 정착되어야 한다고 생각합니다. 가챠겜도 개별 확률 공개가 법으로 규정되어 있는데요...

    • 보통 1인당 최대수량 제한을 둡니다. 카페 구매 영수증 확인하고요.

    • 뽑기가 얼마나 나갈지 정확하게 알 수는 없기 때문에, 경품 굿즈 수량 계산을 까딱 잘못하면 재고가 많이 남습니다. 

  • 주최석 굿즈 판매

    • 굿즈 판매의 경우 선입금 예약제로만 진행하거나, 선입금 예약제+소량 현판분+현판분 남을시 재고판매로 돌리는 경우가 일반적인데요, 현판분이 많이 남으면 좀 골치가 아픕니다.

    • 전프레와도 겹치는 이야기지만, 카페 내부에 물건을 많이 쌓아두기 힘들기 때문에 부피를 많이 차지하지 않는 굿즈/무겁지 않은 굿즈류로 진행하는 것이 좋습니다.

    • 판매 굿즈로 진행되는 경우, 협력자 분께 판매 굿즈로 사용된다는 말을 꼭 협력 요청 시 전달드려야 합니다. 럭드도 동일.

  • 그 외의 이벤트는 요령껏...

  •  위에서도 말했지만, 이벤트 테이블을 얼마나 사용 가능한지/내부에서 굿즈 판매가 가능한지를 카페측과 미리 협의해서 이벤트 규모를 조정해야 합니다.

  • 뽑기 경품이나 굿즈 판매, 그 외 이벤트 경품 등, 굿즈 종류가 많아질수록 구해야 하는 협력 인원수가 많아진다는 것도 당연히 명심해야 합니다. 

전프레 구상

• 배포 방식

  • 음료 1잔당 전프레 1세트/디저트 등과 세트메뉴를 구성해 세트메뉴에는 추가 특전을 증정하는 것이 일반적입니다.

  • (특수한 경우) 인당 1세트의 입장특전을 따로 제공하는 경우도 있습니다.

• 물품 구성

  • opp든 종이봉투든 납작한 봉투 하나에 다 들어갈 수 있는 구성으로 준비하세요. 전프레 1세트씩 세트포장이 되어 있어야 합니다.

  • 부피를 작게 차지하고 가벼워야 카페 쪽에 대량으로 쌓아놓을 수 있습니다. 지류 굿즈 위주로 구성하는 이유 중 하나이기도 합니다. 포장을 어떻게 할지 애초에 계산해서 품목을 정하는 것이 좋습니다.

  • 품목 갯수는 제작비용/협력 관리/포장을 고려하여 책정하세요. 특히 포장. 포장 지옥 끔찍.

  • 단가 계산을 잘 해야 합니다. 음료값에 주최측이 가져가는 전프레 비용이 포함되거나 하는 것이 아니기 때문에, 전프레 제작 비용은 온전히 주최의 적자입니다. 지류 굿즈 위주로 가는 것이 가장 안전하고 저렴합니다. 금전적 여유가 있다면 상관없으나, 적절히 타협이 필요해요. 이걸 만들자>단가 확인 이게 아니라 단가 확인>이걸 해도 되겠다 순이어야 합니다.
    물론 모든 것은 주최의 재량이기 때문에... 좀 비싸더라도 이걸 꼭 해 보고 싶어! > 비용만 충분히 준비되어 있다면 안 할 이유는 없지요.

  • 일반적인 일러 굿즈 외에 디자인 굿즈, 혹은 글 굿즈를 포함시키는 경우도 있습니다. 글 굿즈의 경우 단문 글엽서 등을 만들거나, 티켓/엽서 등에 글로 연결되는 QR코드를 삽입하는 경우도 있어요. QR코드의 경우, 글뿐만 아니라 이벤트와 연동하는 등 다양한 시도를 할 수 있습니다.

  • 랜덤 품목을 넣어서 음료 추가 구매를 유도할 수도 있지만, 너무 많이 넣진 마세요... 욕먹기 좋아요.

• 협력 관련

  • 협력을 부탁드리고 싶은 분께 직접 컨택하거나, 공개모집을 하는 등의 방법이 있습니다.

  • 정말 개인적인 사견이지만, 최대한 해당 캐릭터가 최애이신 분으로 구하고, 특정 커플링 오시의 비율이 지나치게 높지 않도록...협력진을 구성하시는 것이 좋아요(ㅎㅎ...)

  • 여차하면 지인들에게도 부탁을 해야 할 상황이 생길 수 있으나, 지나치게 지인 위주로 협력진을 꾸리는 것도 말이 나올 수 있습니다.

  • 협력 리워드! 협력분들도 순수하게 애정으로 도와주시는 것인 만큼, 잘 챙겨드리세요. 판매 물품+이벤트 물품+전프레 전부 하나씩 다 챙겨드리는 게 일반적이고, 여기에 뭔가 더 드리면 좋고요. 예약제인 경우 테이블 원하는 타임에 하나 빼드리는 거 필수.

  • 아무리 늦어도 행사 한 달 전에는 인쇄 데이터가 모두 수합이 완료되어 있어야 합니다.

    • 물품 제작에도 시간이 걸리고, 포장하는 데에도 시간이 걸립니다. 전량 파본이라거나, 인쇄소에 문제가 생기는 등 돌발상황이 발생할 경우에도 대비할 수 있어야 합니다.

    • 협력 일러에 추가로 칼선 작업, 디자인 작업이 들어가야 하는 경우에는 추가 작업 기간을 생각해서 마감을 더 빠르게 잡아야 합니다.

  • 협력 컨택할 때 무조건 들어가야 하는 안내사항

    • 언제 하는 무슨 행사인지

    • 어떤 물품을 부탁드리고 싶은지

    • 어떤 컨셉인지

    • 일러스트 외의 추가 작업이 필요한지(칼선 작업, 디자인 작업 등)

    • 마감이 언제인지

    • 협력 리워드로 어떤 것을 주는지

    • 작업규격

      • 엽서 등 지류굿즈도 인쇄업체마다 작업규격, 도련(재단여백) 사이즈가 조금씩 다릅니다. 어디서 뽑을지를 정하고, 해당 업체 재단여백까지 체크해서 알려드려야 합니다.

      • 현수막의 경우, 1:1 정사이즈로 작업하지 않아도 됩니다. 보통 1:5 - 1:10까지도 괜찮다고 합니다. 정사이즈로 작업하면 작업하다 컴이 터집니다..

      • 그 외 CMYK, 300dpi 등... 솔직히 말하자면 굿즈제작 등을 여러 번 해보셔서 인쇄물 작업에 대해 아시는 분들을 협력으로 컨택하는 게 제일 좋습니다.

  • 컨택은 공손하게! 최대한 공손하게! 너무 딱딱한 공적인 말투는 읽으시는 분들에게도 부담감을 줄 수 있습니다. 애초에 업무가 아니라 개인이 주최하는 동인 행사이니까요.

• 수량 책정

  • 수요조사를... 다는 믿지 맙시다......

  • 자유입장의 경우 수요조사보다 많이 올 지 적게 올 지도 확답 못 하고, 이게 엄청 큰 폭으로 차이가 나기도 합니다. 많은 쪽으로나 적은 쪽으로나 세 배 차이까지도 봤어요. 남는 전프레는 보통 통판을 진행하나, 이것도 재고가 너무 많이 남으면 한계가 있습니다.

  • 장르 탐라를 계속 주시하고 반응을 보세요. 해당 장르에서 최근에 한 행사가 방문객이 얼마나 왔는지를 보고 참고하는 것이 좋습니다.

  • 전체 예약제로 진행할 경우에도 만약에 대비하여(파본, 누락 교환 등) 여분의 전프레 수량을 챙겨두는 것이 좋습니다.

• 제작 업체 선정

  • 전프레를 구성하기 전에 단가 계산을 해야 한다고 했는데, 이 말은 어디서 제작할지도 사전에 다 결정을 내둬야 한다는 말이기도 합니다.

  • 아무래도 전프레는 대량으로 제작하게 되므로(보통 100개 이상), 오프린트미 등 초소량 제작에 특화된 업체들은 이용하지 않는 것이 좋습니다. 비용이 너무 비싸집니다. 대량으로 싸게 해 주는 곳 위주로 이용하세요.

  • 파본수량 대비하여 주문수량 결정 필수.

  • 증명사진/도무송 등은 제작할 때 개별재단 옵션 필수. 아니면 n00개를 직접 썰어야 하는 불상사가…

  • 구체적인 업체명은 홍보성이 될 수 있을 것 같아 언급하지 않겠습니다. 화이팅입니다.

그 외 고려할 만한 사항들

• 현장 스탭 모집 시, 행사 규모와 카페 공간 크기 등을 고려하여 인원수를 결정하는 것이 좋습니다. 이벤트 테이블 규모도요. 방문객들이 즐길 수 있는 공간이 우선적으로 확보되어야 합니다.

• 예산을 계산할 때에 빼먹기 쉬운 것: 현장스탭 밥값 및 뒷풀이 비용(....) 꼭 계산에 넣으세요. 이거 비용 무시 못 합니다.

• 준비 기간 동안 행사에 대한 주목도를 유지할 방법도 생각해야 합니다. 행사 계정에서 컨셉에 맞는 온라인 이벤트를 주기적으로 진행한다거나, 협력 작업물을 순차적으로 공개한다거나 하는 등...

• 디피를 어떻게 할 것인지(카페 내부 공간을 확인하고 미리 계산을 해 두어야 합니다), 보통 디피를 개최 전날 저녁에 진행하기 때문에 언제 얼마나 시간을 낼 수 있는지 등도 고려해야 하고요. 디스플레이 방법 자체는 여건이 되는 한에서 다양하게 할 수 있으니 정해진 템플릿은 없다고 생각합니다. 이 부분은 다른 행사를 어느 정도 참고는 하시되, 주최하시는 분들이 애정을 담아 직접 구상하시는 것이 더 결과물이 좋을 거예요.

• 진짜로 간과하기 쉬운 것:짐을 옮길 방법!!! 카페 쪽에 양해를 구하고 미리 전프레 등을 박스에 담아 택배로 보내 두는 방법도 있습니다. 그런데 이것도 짐이 정말로 많아지면 한계가 있고요... 디피 물품도 생각보다 부피가 큽니다. 자차가 있다면 편하겠지만 저는 없어서(...) 카카오 벤티를 애용했고요, 최근에는 그걸로도 해결이 안 돼서(경품 중에 깨질 수 있는 물건이 있었습니다) 다마스 용달을 동원했습니다.
  비슷한 사유로 준비하는 동안 짐을 쌓아둘 공간이 집에 있는지, 없다면 어디에 둘지도 생각해야 해요.

• 행사를 마친다고 해서 끝이 아닙니다! 방문하지 못하신 협력 분들의 리워드 택배 발송, 전프레 재고 통판 등, 모든 뒷처리를 마무리해야 완전히 행사가 끝났다고 할 수 있습니다. 마지막까지 책임감을 놓지 말아주세요!

• 이거는 정말 개인적인 생각인데, 행사 한 번 할 때마다 쓰레기가 정말 많이 생깁니다. opp 포장재, 재고 처리 등...이 지점에 대해서 다 같이 고민해볼 때가 온 것 같아요. 온전히 제로 웨이스트 혹은 플라스틱 제로 행사를 만드는 것은 불가능하지만, 어느 정도는 이 점에 대해 고려를 하는 문화가 정착되면 좋지 않을까...생각합니다.

맺으며

이 글은 생일카페 준비에 있어 대부분의 경우에 공통적으로 적용될 수 있는 사항들, 구체적인 계획이 서지 않는 분들을 위해 최대한 기초적인 사항들만을 적었습니다. 분명 이 글에 적힌 것 이외에도 고려해야 할 사항이 많을 거예요. 또한 도입에도 적었지만, 개인적인 경험과 판단이 제법 반영되어 있으며, 이 점은 감안해 주시면 감사하겠습니다.

무엇보다도, 주최하시는 분들이 즐겁게 준비하실 수 있었으면 좋겠어요. 아무리 애정으로 행사를 준비하고 계획하더라도, 당연히 고되고 힘든 부분들이 많지요... 그래도 행사 주최가 즐거워야, 끝나고 나서도 뿌듯할 수 있어야, 주최에게도 좋은 기억으로 남아야 의미가 있는 거라고 생각해요.

모든 주최분들 화이팅입니다!